¿Me pueden hacer una inspección de la empresa por videollamada?

La situación

Hola, tengo una pequeña tienda de ropa aquí en Madrid y estoy un poco asustado. El pasado lunes 14 de octubre recibí una notificación oficial de la Agencia de Protección de Datos diciendo que quieren revisar cómo gestiono los datos de mis clientes. Me dicen que la inspección podría ser de forma digital, pero no me explican bien cómo funciona eso. Me han propuesto que hagamos una reunión por videollamada para ver mis sistemas y los documentos que manejo, pero no sé si es obligatorio aceptar ese método o si tengo derecho a que vengan físicamente a mi local. He intentado llamar al número que aparece en la carta para pedir una cita presencial, pero no me han dado ninguna respuesta clara y solo me dicen que esperen. La notificación dice que tengo que estar disponible, pero me preocupa que por una videollamada no se pueda asegurar que lo que vean sea real o que la conexión sea segura. ¿Es legal que me obliguen a hacer todo esto por internet y qué pasa si no estoy de acuerdo con el día o la hora que ellos proponen para la llamada?

Análisis detallado

En tu caso, la Agencia Española de Protección de Datos tiene la facultad de realizar investigaciones utilizando medios tecnológicos. La ley permite que las actuaciones se lleven a cabo mediante "sistemas digitales que, mediante la videoconferencia u otro sistema similar, permitan la comunicación bidireccional y simultánea de imagen y sonido, la interacción visual, auditiva y verbal entre la Agencia Española de Protección de Datos y el inspeccionado"^[1]. Esto significa que pueden usar herramientas de video para hablar contigo y ver tus sistemas en tiempo real.

Sin embargo, para tu tienda de ropa en Madrid, este método no es impositivo de forma automática. La normativa establece que "La utilización de estos sistemas se producirá cuando lo determine la Agencia y requerirá la conformidad del inspeccionado en relación con su uso y con la fecha y hora de su desarrollo"^[1]. Esto quiere decir que tú tienes derecho a dar tu visto bueno tanto al método de la videollamada como al día y la hora que te propongan. Si no estás de acuerdo con el horario, puedes negociar una nueva cita.

Respecto a tus dudas sobre la seguridad, la ley exige que estos sistemas "deben garantizar la transmisión y recepción seguras de los documentos e información que se intercambien"^[1]. Esto es para asegurar que la información de tus clientes esté protegida durante la inspección. Por otro lado, la Agencia también tiene la potestad de realizar inspecciones físicas, pudiendo "examinarlos en el lugar en que se encuentren depositados"^[2], lo que incluye tu local comercial.

No se especifica en estas leyes si existe un límite de veces que puedes rechazar el método digital para exigir la presencialidad, por lo que la resolución de este conflicto dependerá de la gestión directa con la Agencia.

Preceptos citados

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